Trưởng Văn phòng Luật sư Hoàng Hưng đã ký Quyết định ban hành “Quy chế bảo vệ dữ liệu cá nhân”, gồm 06 chương, 13 điều. Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký và áp dụng bắt buộc với toàn thể luật sư, người tập sự hành nghề luật sư, nhân viên và cộng tác viên của Văn phòng.
Nội dung văn bản xem tại: Quyết định Về việc Ban hành quy chế bảo vệ dữ liệu cá nhân
Vì sao Văn phòng ban hành quy chế này?
Hồ sơ pháp lý chứa nhiều thông tin riêng tư của khách hàng, đặc biệt trong các vụ việc hình sự, hôn nhân gia đình và tranh chấp. Đó có thể là thông tin về sức khỏe, đời tư, tài chính hay vi phạm pháp luật, những thông tin nếu bị lộ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người trong cuộc. Quy chế đưa nghĩa vụ bảo mật của nghề luật sư thành quy trình cụ thể: ai được xem dữ liệu, lưu ở đâu, giữ trong bao lâu và phải làm gì khi có sự cố.
Phạm vi áp dụng và nguyên tắc xử lý dữ liệu
Quy chế áp dụng cho mọi hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và xóa dữ liệu cá nhân phát sinh trong quá trình hành nghề và quản trị nội bộ của Văn phòng. Quy chế này thay thế các quy định, hướng dẫn nội bộ trước đây về cùng nội dung.
Việc xử lý dữ liệu phải có căn cứ pháp lý hợp pháp, minh bạch với người có dữ liệu, đúng mục đích đã thông báo hoặc đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ pháp lý. Văn phòng chỉ thu thập những thông tin cần thiết, chỉ lưu trữ trong thời hạn cần thiết và chịu trách nhiệm giải trình về việc tuân thủ.
Quyền của khách hàng và sự đồng ý
Khách hàng có quyền được biết dữ liệu của mình được xử lý thế nào, được truy cập, yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu. Việc xóa không áp dụng khi dữ liệu còn trong thời hạn lưu trữ bắt buộc hoặc đang phục vụ tố tụng. Khách hàng cũng có quyền hạn chế, phản đối việc xử lý và khiếu nại, khởi kiện theo quy định pháp luật.
Một nguyên tắc đáng chú ý: “im lặng không được coi là đồng ý”. Sự đồng ý phải rõ ràng, tự nguyện, thể hiện bằng văn bản hoặc hình thức tương đương, và có thể rút lại bất kỳ lúc nào. Văn phòng không cung cấp dữ liệu khách hàng cho mục đích thương mại.
Lưu trữ, bảo mật và xử lý sự cố
Hồ sơ giấy được cất trong tủ có khóa. Hồ sơ điện tử được kiểm soát bằng tài khoản riêng, file nhạy cảm được mã hóa hoặc đặt mật khẩu khi gửi qua email. Quyền truy cập được phân theo nguyên tắc “biết trong phạm vi cần thiết”, và mỗi người phải ký cam kết bảo mật khi được cấp quyền. Nghĩa vụ bảo mật vẫn tiếp tục sau khi vụ việc kết thúc hoặc khi người đó không còn làm việc tại Văn phòng.
Khi phát hiện dấu hiệu sự cố như mất thiết bị, gửi nhầm dữ liệu hay truy cập trái phép, luật sư và nhân viên phải báo cáo người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân chậm nhất trong 24 giờ. Văn phòng sau đó áp dụng ngay biện pháp ngăn chặn, khắc phục, và thông báo cho cơ quan chuyên trách cùng người bị ảnh hưởng theo thời hạn pháp luật quy định.
Cam kết tuân thủ
Văn phòng Luật sư Hoàng Hưng xác định bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng là một phần của nghĩa vụ bảo mật nghề nghiệp. Việc này được duy trì bằng quy trình văn bản, phân quyền rõ ràng và tập huấn định kỳ hằng năm cho toàn thể nhân sự. Quy chế sẽ tiếp tục được cập nhật khi có thay đổi từ quy định pháp luật.
Văn phòng Luật sư Hoàng Hưng
Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội
