Trưởng Văn phòng Luật sư Hoàng Hưng đã ký Quyết định ban hành “Quy định nội bộ về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố”, gồm 7 chương, 19 điều, có hiệu lực kể từ ngày ký và áp dụng bắt buộc với toàn thể luật sư, chuyên viên pháp lý và nhân viên của Văn phòng.
Nội dung văn bản xem tại: Quyết Định Ban hành Quy định về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố
Vì sao Văn phòng ban hành quy định này?
Theo pháp luật hiện hành, tổ chức hành nghề luật sư là đối tượng báo cáo về phòng, chống rửa tiền khi cung cấp một số dịch vụ gắn với tiền và tài sản của khách hàng. Thay vì xử lý theo từng vụ việc phát sinh, Văn phòng chủ động chuẩn hóa toàn bộ quy trình bằng văn bản, để mỗi hồ sơ đều đi qua cùng một bước kiểm tra, cùng một mốc thời gian và cùng một đầu mối phê duyệt.
Phạm vi áp dụng và nguyên tắc thực hiện
Quy định áp dụng cho các dịch vụ: chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất; quản lý tiền, chứng khoán hoặc tài sản khác của khách hàng; quản lý tài khoản của khách hàng tại ngân hàng, công ty chứng khoán; điều hành, quản lý công ty, mua bán doanh nghiệp hoặc phần vốn góp, cổ phần; và các giao dịch tài chính, tài sản khác theo quy định pháp luật.
Một nguyên tắc đáng chú ý với khách hàng: nghĩa vụ phòng, chống rửa tiền được kết hợp chặt chẽ với nghĩa vụ bảo mật thông tin khách hàng theo Luật Luật sư. Thông tin chỉ được cung cấp ra bên ngoài khi phát sinh nghĩa vụ báo cáo hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo đúng quy định.
Quy trình nhận biết khách hàng và phân loại rủi ro
Việc nhận biết khách hàng (KYC) được thực hiện trước khi ký hợp đồng dịch vụ pháp lý, áp dụng khi khách hàng lần đầu thiết lập quan hệ dịch vụ, khi giao dịch không thường xuyên có giá trị từ 400.000.000 đồng trở lên, hoặc khi có nghi ngờ về giao dịch và về tính chính xác của thông tin đã thu thập.
Thông tin được xác minh qua tài liệu gốc hoặc bản sao chứng thực, đối chiếu với cơ sở dữ liệu quốc gia, và xác minh thực địa trong các giao dịch bất động sản hoặc M&A phức tạp. Với khách hàng tổ chức, Văn phòng xác định chủ sở hữu hưởng lợi — cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc quyền biểu quyết trở lên, hoặc có quyền chi phối việc quản lý, điều hành.
Báo cáo, lưu trữ và đào tạo nội bộ
Khi phát hiện dấu hiệu đáng ngờ, cá nhân thụ lý lập báo cáo nội bộ gửi Trưởng Văn phòng trong vòng 12 giờ làm việc. Báo cáo giao dịch đáng ngờ được gửi Cục Phòng, chống rửa tiền trong 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh giao dịch hoặc 01 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện; trường hợp liên quan đến danh sách tài trợ khủng bố, báo cáo khẩn cấp trong 24 giờ.
Toàn bộ hồ sơ KYC và chứng từ giao dịch được lưu trữ tối thiểu 05 năm tại kho lưu trữ giấy và máy chủ dữ liệu mã hóa, chỉ Trưởng Văn phòng hoặc người được ủy quyền bằng văn bản mới có quyền truy cập. Văn phòng tổ chức tập huấn định kỳ tối thiểu 01 năm/lần cho toàn thể nhân sự; nhân viên mới được quán triệt Quy định trước khi nhận bàn giao công việc.
Cam kết tuân thủ
Văn phòng Luật sư Hoàng Hưng xác định việc tuân thủ quy định về phòng, chống rửa tiền là một phần trong chuẩn mực hành nghề, được duy trì bằng quy trình văn bản, cơ chế phê duyệt rõ ràng và hoạt động đào tạo thường xuyên. Quy định nội bộ sẽ tiếp tục được cập nhật khi có thay đổi từ quy định pháp luật.
Văn phòng Luật sư Hoàng Hưng
Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội
